Peranan database dan DBMS dalam memecahkan masalah dalam Psikologi

A.    Data Base

1.      Pengertian Data

Elemen Data (data element) adalah unit data terkecil, tidak dapat dibagi lagi menjadi unit-unit yang berarti. Dalam catatan gaji, elemen data berupa nama, nomor jaminan sosial, upah perjam dan jumlah tanggungan.

Record terdiri dari semua elemen data yang berhubungan dengan suatu obyek atau kegiatan tertentu. Misalnya, ada catatan yang menjelaskan tiap jenis persediaan dan penjualan.

 File adalah kumpulan data record yang berhubungan dengan suatu subyek  tertentu. Misalnya, file pesanan pembelian terbuka menjelaskan pesanan pembelian yang telah dipesan kepemasok namun belum diterima.

Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut “informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.”

Pemrosesan data terbagi menjadi :

a.       Pengolahan Batch

           Pengolahan batch mencakup pengumpulan semua transaksi dan pemrosesan sekaligus, dalam batch. Yang menentukan jenis pemrosesan adalah jenis aplikasi perusahaan. Jika pemrosesan tidak perlu dilakukan ketika terjadi transaksi, pengolahan batch dapat digunakan. Sistem gaji adalah contoh aplikasi pengolahan batch. Kelemahan utama pengolahan batch adalah kenyataan bahwa file baru menjadi mutakhir setelah dilakukan siklus harian. Ini berarti manajemen tidak selalu memiliki informasi paling mutakhir yang menggambarkan sistem fisik.

b.      Pengolahan Online

               Pengolahan online mencakup pengolahan transaksi satu persatu, kadang pada saat transaksi itu terjadi transaksi lain. Karena pengolahan online berorientasi transaksi, istilah pemrosesan transaski sering digunakan. Pengolahan online dikembangkan untuk mengatasi masalah file yang ketinggalan jaman. Terobosan teknologi yang memungkinkan pengolahan online adalah penyimpanan piringan magnetik.

c.        Sistem Realtime

               Istilah realtime sering digunakan berhubungan dengan sistem komputer. Sistem realtime adalah suatu sistem yang mengendalikan sistem fisik. Sistem ini mengharuskan komputer merespons dengan cepat pada status sistem fisik.

          

           Penyimpanan data komputer, berasal dari bahasa Inggris "computer data storage " sering disebut sebagai memori komputer, merujuk kepada komponen komputer, perangkat komputer, dan media perekaman yang mempertahankan data digital yang digunakan untuk beberapa interval waktu.

2.      Pengertian Database

Menurut Gordon C. Everest : Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi. Sedangkan  menurut C.J. Date :Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.

Menurut Toni Fabbri Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data. Sedangkan menurut S. Attre : Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam pemakaiannya. Jadi, Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna.  

Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali untuk kegunaan tertentu. Integrasi lagis dari record-record dalam banyak file ini disebut konsep database yang bertujuan untuk meminimumkan pengulangan data (duplikasi data artinya data yang sama disimpan dalam beberapa file) dan mencapai independensi data (kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data), database juga merupakan suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan cara yang memudahkan pengambilan kembali. DASD (medium file master yang baik) harus digunakan. Tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan data dan mencapai independensi.

3.      Konsep Dasar Database

Konsep dasar dari database adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu database, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur database: ini dikenal sebagai database model atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah yaitu mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file yang lainnya, berarti file tersebut bukanlah kelompok dari satu database, melainkan membentuk satu database sendiri.Database juga merupakan landasan bagi pembuatan dan pengembangan program aplikasi. Oleh sebab itu, database harus dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan program lebih mudah dan cepat.

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem database adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Databse terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Adapun hierarki data adalah:

a.       Database adalah kumpulan dari beberapa file atau tabel yang saling berhubungan antara file yang satu dengan yang lainnya.

b.      File adalah kumpulan dari record yang saling berkaitan dan memiliki format field yang sama dan sejenis.

c.        Record adalah kumpulan dari field yang menggambarkan satu unit data individu tertentu.

d.      Field adalah suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari sebuah field.

e.       Byte adalah atribut dari field yang berupa karakter yang membentuk nilai dari sebuah field.

f.        Bit adalah bagian terkecil dari data secara keseluruhan, yaitu berupa karakter ASCII nol atau satu yang merupakan komponen byte.

4.      Tipe Database

Terdapat 12 tipe database, antara lain:

a.       Operational database:

Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk mendukung operasi dari seluruh organisasi. Mereka juga disebut subject- area databases (SADB), transaksi database, dan produksi database. Contoh: database pelanggan, database pribadi, database inventaris, akuntansi database.

b.      Analytical database:

Database ini menyimpan data dan informasi yang diambil dari operasional yang dipilih dan eksternal database. Mereka terdiri dari data dan informasi yang dirangkum paling dibutuhkan oleh sebuah organisasi manajemen dan End-user lainnya. Beberapa orang menyebut analitis multidimensi database sebagai database, manajemen database, atau informasi database.

c.       Data warehouse:

Sebuah data warehouse menyimpan data dari saat ini dan tahun- tahun sebelumnya – data yang diambil dari berbagai database operasional dari sebuah organisasi.

d.      Distributed database:

Ini adalah database-kelompok kerja lokal dan departemen di kantor regional, kantor cabang, pabrik-pabrik dan lokasi kerja lainnya. Database ini dapat mencakup kedua segmen yaitu operasional dan user database, serta data yang dihasilkan dan digunakan hanya pada pengguna situs sendiri.

e.       End-user database:

 Database ini terdiri dari berbagai file data yang dikembangkan oleh end-user di workstation mereka. Contoh dari ini adalah koleksi dokumen dalam spreadsheet, word processing dan bahkan download file.

f.       External database:

Database ini menyediakan akses ke eksternal, data milik pribadi online – tersedia untuk biaya kepada pengguna akhir dan organisasi dari layanan komersial. Akses ke kekayaan informasi dari database eksternal yang tersedia untuk biaya dari layanan online komersial dan dengan atau tanpa biaya dari banyak sumber di Internet.

g.      Hypermedia databases on the web:

Ini adalah kumpulan dari halaman-halaman multimedia yang saling berhubungan di sebuah situs web. Mereka terdiri dari home page dan halaman hyperlink lain dari multimedia atau campuran media seperti teks, grafik, gambar foto, klip video, audio dll.

h.      Navigational database:

 Dalam navigasi database, queries menemukan benda terutama dengan mengikuti referensi dari objek lain.

i.        In-memory databases:

Database di memori terutama bergantung pada memori utama untuk penyimpanan data komputer. Ini berbeda dengan sistem manajemen database yang menggunakan disk berbasis mekanisme penyimpanan. Database memori utama lebih cepat daripada dioptimalkan disk database sejak Optimasi algoritma internal menjadi lebih sederhana dan lebih sedikit CPU mengeksekusi instruksi.

j.        Document-oriented databases:

Merupakan program komputer yang dirancang untuk aplikasi berorientasi dokumen. Sistem ini bisa diimplementasikan sebagai lapisan di atas sebuah database relasional atau objek database. Sebagai lawan dari database relasional, dokumen berbasis database tidak menyimpan data dalam tabel dengan ukuran seragam kolom untuk setiap record. Sebaliknya, mereka menyimpan setiap catatan sebagai dokumen yang memiliki karakteristik tertentu. Sejumlah bidang panjang apapun dapat ditambahkan ke dokumen. Bidang yang dapat juga berisi beberapa bagian data.

k.      Real-time databases Real-time:

Database adalah sistem pengolahan dirancang untuk menangani beban kerja negara yang dapat berubah terus-menerus. Ini berbeda dari database tradisional yang mengandung data yang terus- menerus, sebagian besar tidak terpengaruh oleh waktu. Sebagai contoh, pasar saham berubah dengan cepat dan dinamis. Real-time processing berarti bahwa transaksi diproses cukup cepat bagi hasil untuk kembali dan bertindak segera. Real-time database yang berguna untuk akuntansi, perbankan, hukum, catatan medis, multi-media, kontrol proses, sistem reservasi, dan analisis data ilmiah.

l.        Relational Database:

Database yang paling umum digunakan saat ini. Menggunakan meja untuk informasi struktur sehingga mudah untuk mencari.

5.      Tujuan Database

Setiap manajemen dalam merancang dan menyusun database harus mempunyai tujuan, yaitu:

a.       Membuat agar user mudah mendapatkan data

b.      Menyediakan tempat penyimpanan data yang relevan

c.       Menghapus data yang berlebihan

d.      Melindungi data dari kerusakan fisik

e.       Memungkinkan perkembangan lebih lanjut di dalam sistem database.

6.      Ciri-Ciri Database

Adapun ciri-ciri database adalah:

a.       Sistem yang dapat menyimpan data ke dalam floppy disk atauharddisk

b.      Sistem yang menganut pengolahan data untuk ditambah, diubah, atau dihapus dengan mudah dan terkontrol.

c.       Data terpisah dari program.

7.      Keuntungan Database

Adapun keuntungan database terhadap sistem pemrosesan adalah:

a.       Kemubajiran data terkurangi

b.      ntegritas data dapat selalu terjaga.

c.       Berbagai data dapat selalu dilakukan oleh setiap user.

d.      Penggunaan data lebih mudah.

e.       Konsistensi data dapat selalu terjaga.

B.     Database Management System, (DBMS)

1.      Definisi Database Management System, (DBMS)

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS).

Sistem manajemen basis data (Bahasa Inggris: database management system, DBMS), atau kadang disingkat SMBD, adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. Secara umum DBMS diartikan sebagai suatu program komputer ang digunakan untuk memasukan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data / informasi dengan praktis dan efisien.

DBMS diartikan sebagai suatu program komputer ang digunakan untuk memasukan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data / informasi dengan praktis dan efisien.

2.      DBMS dan Keuntungannya

Secara umum DBMS diartikan sebagai suatu program komputer yang digunakan untuk memasukan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data / informasi dengan praktis dan efisien.

Keunggulan DBMS :

a.        Kepraktisan.

b.      Kecepatan.

c.       Mengurangi kejemuan.

d.      Kekinian.

Komponen utama DBMS dapat dibagi menjadi empat macam :

a.       Perangkat keras.

b.      Data, Data dalam basis data mempunyai sifat terpadu (integrated) dan berbagi (shared).

c.       Perangkat Lunak.

d.      Pengguna.

3.      Keunggulan DBMS :

a.      Mengurangi pengulangan data.

b.      Mencapai independensi data.

Spesifikasi data disimpan dalam tiap program aplikasi. Perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakses data

c.       Mengintegrasikan data dari beberapa file.

Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi kendala.

d.      Mengambil data dan informasi secara cepat.

Hubungan logis query language memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan detik atau menit.

e.       Meningkatkan keamanan.

 Baik DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat menyertakan beberapa lapis keamanan seperti kata sandi, direktori pemakai, dan bahasa sandi.

4.      Kelemahan DBMS

a.       Memperoleh perangkat lunak yang mahal.

b.      Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar.

c.       Memperkerjakan dan mempertahankan staf DBA.

d.      Peranan database dan DBMS dalam memecahkan masalah

C.    Peranan database dan DBMS dalam memecahkan masalah dalam Psikologi

Peranan DATABASE :

Menentukan kebutuhan data dengan mengikuti pendekatan berorientasi masalah atau pendekatan model perusahaan.

Peranan DBMS :

a.       Data yang berulang dalam bentuk multifile duplikat maupun data duplikat dalam satu file.

b.      Data dan program menyatu.

c.       Kebutuhan untuk mengintegrasikan data dari file-file.

d.      Kebutuhan untuk memperoleh data secara cepat.

e.       Kebutuhan untuk membuat data dengan aman.

Database tidak harus berupa sekumpulan data yang sangat banyak dan kompleks, namun bisa terdiri dari puluhan data saja. Pada beberapa database sederhana, sebuah software word processing (Word)  bisa digunakan untuk menampung dan mengorganisir data tersebut. Atau jika database terdiri dari data yang bersifat angka dan diperlukan perhitungan lanjutan, pengolahan bisa dilakukan dengan software spreadsheet (Excel). Pada prinsipnya software seperti Word ataupun Excel bisa berfungsi seperti layaknya sebuah database yang representatif.

Manfaat dalam Psikologi

Dalam bidang psikologi, khususnya pada bidang Psikologi Industri dan Organisasi penggunaan database sangatlah dibutuhkan agar dapat memudahkan pihak HRD untuk melihat atau mengecek data-data yang diperlukan dari seorang pegawai atau calon pegawai diantara 1000 pegawai yang ada.

Dalam ruang lingkup sekolah, database sangat dibutuhkan, terlenih lagi bagi psikolog yang mengatasi anak-anak yang sering bolos disekolah. Dengan database, dapat memudahkan psikolog untuk mencari beberapa anak yang sering bolos di sekolah dari ratusan yang ada.

Dalam data base terdapat istilah “attribute” Sebutan untuk mewakili sebuah entity (Suatu kumpulan orang, tempat, kejadian, aktifitas atau bagian yang terdapat dalam sebuah organisasi atau informasi yang akan direkam). Misalkan, seorang mahasiswa atau siswa dapat dilihat atributnya, misalnya npm, nama, alamat, hobby dan lain-lain. Atribute juga disebut data elemen, data field atau data item. Ini juga merupakan salah satu pemanfaatan data base untuk lingkup Psikologi, karena salah satu bidang profesi Psikologi adalah School Psychologist, misalkan pada suatu organisasi pendidikan terdapat siswa yang sedang mengalami masalah sering terlambat datang kesekolah, maka tugas seorang psikolog adalah mengetahui data awal siswa tersebut yang dimiliki sekolah, setelah itu baru dapat memikirkan langkah atau treatment apa yang baik digunakan. Dan masih banyak lagi pemanfaatan yang dapat dirasakan dengan penggunaan data base lainnya, dalam bidang Psikologi maupun bidang lainnya